宴会の日程調整テクニック

宴会やパーティを企画する時にとても手がかかってしまうのが、お客様の日程調整です。幹事にとっては非常に悩みのタネのひとつです。
全員の意見をなるべく反映したいけれど、すべて聞いていては日程が合うはずもなく、ズルズルと日程調整が遅れてしまうという経験をしたことがあるのではないでしょうか。そこで今回は、日程調整のテクニックをいくつかご紹介しましょう。

まず、候補日は長く設定せずに、ピンポイントでいくつか選定してしまいましょう。
「この週とこの週のどこかで」と、ぼんやりとした日程を投げてしまうと参加者の希望がばらついてしまい、いつまで経っても日程が決まらなくなってしまいます。
まずは参加者の予定をおおまかに尋ね、そこからピンポイントで4、5日ほど候補日を選定して各自に提示してみましょう。
この選定日も多すぎてしまうと希望日が分散してしまいますし、少なすぎても参加者が集まりません。4、5日くらいが妥当な数でしょう。

また、忘年会などの比較的店が混みやすい時期での宴会をセッティングする場合、幹事はなるべく迅速に動かなければお店の予約がしづらくなってしまいます。
そのために、なるべく早い段階で参加人数を明確にしたいもの。「この日はまだ行けるかどうか分からない」という方には、個別に話を聞くと参加の可否がスムーズになります。

ある程度日程の候補が出た時には、日程調整ツールを使用して、よりスムーズに日程を決定しましょう。これも「◯日までにお願いします」と、幹事側で期日を決定すると、より迅速に日程調整ができます。

いかがでしたでしょうか？日程調整のテクニックを駆使して楽しい宴会をセッティングしてみてください。